當事情都很重要，但你永遠不知道該先做什麼？
那不是你效率差，而是你缺少一個能整合大腦的專案管理系統。
你是否也跟我一樣，腦袋常常充滿靈感、想法與待辦事項，卻找不到一個能夠「好好承載它們」的系統？
這篇文章將分享我如何從混亂、分散、手忙腳亂，到建立專屬於自己的「Wishbetterlife 工作流程系統」。
你將會看到我使用筆記、行事曆與專案管理工具整合後，如何讓大腦不再過載、思緒更清晰、效率大幅提升。
大多數人覺得自己做事沒效率，並不是因為不夠努力，而是大腦同時承載「想法、任務、計畫、時間安排」等太多資訊，導致混亂。專案管理的核心不是工具，而是將事情進行分類、拆解、可視化與追蹤。當你把筆記（存資訊）、行事曆（管時間）與專案管理（管流程與進度）結合起來，你的大腦就能專注在行動本身，而不是記住所有事情。建立流程比買更多工具更重要，而一個好的系統能讓生活從混亂變得井然有序。
如果你也想找回生活節奏、整理思緒、提升效率，那麼接下來的內容會讓你非常有感。讓我們開始吧！
為什麼我需要專案管理？
過去的我總是被各種事情塞滿：
- 靈感一到就立刻想做，但下一個靈感又來了 → 結果沒有一件完成
- 工作、學習、生活各自分開 → 彼此無法整合
- 明明有做筆記，但依然不知道下一步該做什麼
- 一旦事情多起來，就覺得混亂、焦慮、失控
我發現，真正的問題不在於「事情太多」，而是沒有一個承載所有事情的“流程”。
你可能也有這種感覺：
- 想記錄，但不知道記在哪
- 記下來後，又忘記在哪
- 記起來了，但不知道什麼時候做
- 做到一半，又被別的事打斷
當一切分散在大腦、手機、紙張與各種工具裡時，你永遠無法擁有掌控感。
筆記 × 行事曆 × 專案管理：流程建立的第一步
我最早使用的是 Evernote（後來轉到 Upnote），並跟著「電腦玩物」Esor 的分類方法學習：
- 過去
- 現在
- 未來
這讓我的筆記分類清晰了很多。
但筆記只能存資訊，無法協助我管理流程。
例如：遇到一些小雜事，我不需要放入專案管理工具，只要用 Google 行事曆提醒即可。
像我台南遠傳電信續約要半年後才能轉出的事，我只要：
- 在行事曆設定 6 個月後提醒
- Upnote 裡簡單記錄備註
這樣就不會忘記。
我開始意識到：
不是所有事情都要進入專案系統，而是要找到最適合它的位置。
工具不是重點，思考流程才是：開始 → 改變 → 停止
我後來發現，真正讓我卡住的，不是工具不會用，而是「沒有流程」。
我將所有行動拆成三個階段：
1. 開始（Start）
很多時候，我們不是不會做，而是連開始都沒開始：
- 想法沒記下來
- 想做的事沒有明確下一步
- 事情都擠在腦中，結果動不了
沒有開始，就永遠沒有進展。
2. 改變（Change）
這是專案管理最關鍵的一段。
我們的大腦很快、想法很多，但需要：
- 步驟
- 分類
- 可視化進度
- 明確的下一步
你看起來在想，但其實沒有行動；
你覺得自己完成了，但其實沒有真的推進。
例如泡茶：
- 找茶葉
- 準備器具
- 煮水
- 計算浸泡時間
這些你會自然完成，是因為流程已內化。
但大部分人生目標 / 工作任務沒有內化成流程，所以才需要「專案管理」。
3. 停止（Stop）
停止不是放棄，而是：
- 完成
- 交付
- 歸檔
- 紀錄
停止是一個循環的結束，也是一個新循環的開始。
當我理解 Start → Change → Stop，我才懂：
專案管理不是工具，而是一種生活運作方式。
進入第二階段：從筆記轉向真正的專案管理（Zenkit）
我開始使用 Zenkit，是因為我想要一個可以：
✔ 可視化流程
✔ 讓任務在不同階段流動
✔ 列表／看板／排程可切換
✔ 適用個人與工作
✔ 有彈性又好上手
一開始我不習慣它的邏輯，但後來靠著 AI（包含你！）一步一步拆解：
- 每個工作是「專案」
- 專案裡的項目是「任務」
- 任務需要狀態、日期、步驟
- 流程需要能拖動、能分類
- 必須建立自己的 SOP 模板
慢慢地，我從“不知道怎麼用” → “知道怎麼用” → “開始依賴它”。
這是一個關鍵轉折：
專案管理不再是工具，而是我的生活流程。
從混亂到清晰：我的成果（過去 vs 現在）
以下是我真實的改變：
| 過去（Before） | 現在（After） |
|---|---|
| 靈感太多、很快忘記 | 所有靈感都有固定進入口 |
| 任務分散在筆記、腦袋、備忘錄 | 任務統一在 Zenkit 的流程 |
| 筆記越記越多越亂 | 筆記變成「資訊庫」 |
| 常忘記下一步該做什麼 | 每件事都有明確下一步 |
| 易焦慮、覺得自己沒效率 | 整體流程順暢、效率提升 |
| 工具使用沒有連貫 | 工具彼此互補且整合 |
最後，我甚至能：
- 建立自己的專案模板
- 讓任何類型的目標都能被拆解
- 清楚看到進度，而不是靠“感覺”
- 減少大量筆記負擔
- 增加專注度
那種「終於掌握人生節奏」的感覺，是非常踏實的。
專案管理新手最常問的 4 個問題
Q1：個人也需要專案管理嗎？
是的，因為個人生活比你想像中更複雜。
Q2：筆記、行事曆、專案管理工具差在哪？
- 筆記 → 存資訊
- 行事曆 → 管時間
- 專案管理 → 管流程
三者缺一不可。
Q3：所有任務都要放進專案管理嗎？
不用，小事丟行事曆即可。
Q4：需要很會使用工具才能開始嗎？
不需要，重點是流程，工具只是輔助。
結尾總結
專案管理不是把生活變複雜，而是讓你用最清晰的方式處理眼前的每一件事。
當筆記、行事曆、流程結合起來，你會發現：
你並不是不努力，你只是缺少一個能讓你動起來的系統。
如果這篇文章有幫助到你，歡迎分享給正在被混亂淹沒的朋友，
也許這會是他們找回生活掌控感的重要一步。
